Dokumenty w archiwumProwadząc własną działalność trzeba pamiętać o systematycznym prowadzeniu dokumentacji. Jest to istotne, ponieważ sprawdzane są one podczas kontroli. Dotyczy to nie tylko informacji z najbliższego okresu czasu, ale czasami nawet sprzed kilku lat. Z tego powodu warto dowiedzieć się jak długo powinniśmy przechowywać i po jakim okresie czasu można zniszczyć różne rodzaje dokumentów oraz dlaczego tak ważne jest odpowiednie ich zabezpieczenie.

Przez okres 50 lat zachowuje się dokumenty dotyczące osób zatrudnionych w firmie. Czas archiwizacji liczy się od momentu zakończenia pracy przez tę osobę. Dzięki temu w momencie przejścia na emeryturę pracownik jest w stanie zebrać od firm w których pracował niezbędne dokumenty.

Przez okres 10 lat zostawia się umowy pożyczek oraz wszelkich ubezpieczeń.

Przez okres 5 lat należy trzymać wszystkie dokumenty podatkowe. W tym wypadku liczy się od końca roku, w którym przypadał termin płatności. Dotyczy to pitów, faktur vat, potwierdzeń elektronicznych, kopii wystawionych rachunków, potwierdzeń nadania pocztą, a także dokumenty z inwentaryzacji.

Przez okres 3 lat warto mieć potwierdzenia zapłat, które wykonujemy regularnie chodzi o czynsz, media, prąd, gaz, wodę itd. Wszystkie te dokumenty przedawniają się po upływie 3 lat, dlatego można je po takim czasie zniszczyć, a w razie niejasności zawsze mamy potwierdzenie regularnego płacenia.

Przez rok czasu zostawia się dokumenty reklamacyjne, po wcześniejszym ich rozliczeniu. W przypadku dłuższego okresu reklamacji należy zostawić je do momentu jej wygaśnięcia.

Pozostałe dokumenty pochodzące np. z banku takie jak umowa kredytowa, czy potwierdzenia wykonania wpłat zachowujemy do momentu otrzymania informacji, że wszystko jest poprawnie uregulowane. W przypadku dokumentów ZUS ZFA czy ZUS ZPA trzeba mieć je, aż do zakończenia działalności.

Warto odpowiednio archiwizować dokumenty, by w razie kontroli móc je sprawnie znaleźć, a przy tym zabezpieczyć przed osobami, które nie powinny mieć do nich dostępu. W przypadku nieodpowiedniego zabezpieczenia danych znajdujących się na dokumentach, lub odmowy okazania  ich podczas kontroli, można otrzymać karę w wysokości od 180 do nawet 1080 stawek dziennych. Wysokość kary ustala Sąd mając na uwadze sytuację finansową i materialną osoby oskarżonej.

Równie ważne jest odpowiednie zutylizowanie dokumentów. Muszą one być zniszczone w sposób, który nie pozwoli odtworzyć znajdujących się na nich danych i innych, poufnych informacji. Taką gwarancję da niszczarka z odpowiednio dobranych poziomem bezpieczeństwa. Taki sposób pozbywania się zbędnych dokumentów wpłynie również pozytywnie na wizerunek firmy, ponieważ klienci będą spokojni, że ich dane nie zostaną wykorzystane przez inne osoby. Oczywiście należy utylizować je dopiero po odpowiednim czasie, by nie stracić informacji, które będą potrzebne w przyszłości.