Ze względu na regulacje prawne, które nakładają na przedsiębiorstwa obowiązek bezpiecznego niszczenia wytwarzanej dokumentacji profesjonalne niszczarki stały się nieodzownym elementem wyposażenia każdego biura. Na rynku dostępny jest szeroki wachlarz urządzeń, które różnią się od siebie nie tylko zaproponowaną przez producenta funkcjonalnością, ale również stopniem zabezpieczenia niszczonych dokumentów. Zgodnie z normą DIN 66399 producenci oferują profesjonalne urządzenia przeznaczone do pracy biurowej charakteryzujące się kilkupoziomowym stopniem tajności.

Niszczarki w zależności od zastosowanych rozwiązań oraz klasyfikacji poziomu zabezpieczenia wyposażone są w specjalny mechanizm najczęściej tnący zarówno papier jak i plastikowe karty bądź płyty CD wzdłuż jednej krawędzi. Bardziej zaawansowane modele dodatkowo tną ścinki w poprzek, a nawet wykorzystują metody chemiczne.
Podobnie jak wszystkie urządzenia również niszczarki wraz z upływem czasu użytkowania mogą ulegać awarii. Użytkownicy najczęściej narzekają na zacinanie się papieru bądź uszkodzenie noży tnących. Żeby zapobiec tego rodzaju usterkom należy obsługiwać urządzenie zgodnie z zaleceniami producenta i poddawać je regularnej konserwacji.
Konserwacja niszczarek oprócz czyszczenia obejmuje przede wszystkim smarowanie noży tnących specjalnie do tego celu przeznaczonym olejem. Serwisanci tego rodzaju urządzeń zalecają olejowanie noży po zapełnieniu około pięciu koszy przeznaczonych na ścinki. W tym celu należy nanieść olej na kartkę papieru i wsunąć ją do mechanizmu niszczącego. Dla zapewnienia najlepszego efektu podczas konserwacji czynność warto powtórzyć od dwóch do pięciu razy. Można również wsunąć do niszczarki specjalny papier nasączony olejem. Takie papiery dostępne są w każdym sklepie z artykułami biurowymi oraz w serwisach. Metoda ta pozwala na stuprocentowe rozprowadzenie środka po wszystkich nożykach. Niektóre profesjonalne niszczarki wyposażane są w specjalny system, który co pewną liczbę niszczonych dokumentów automatycznie smaruje noże. Trzeba pamiętać, że jedynie prawidłowo eksploatowana oraz regularnie konsekrowana niszczarka może zapewnić długą i bezawaryjną pracę.